Als Executive Assistant ben je volledig verantwoordelijk voor een vlotte coördinatie van het werk en ondersteuning van de CEO en andere collega’s van het Management team en hun administratie. Je voert een scala aan secretariële, administratieve en algemene ondersteunende activiteiten uit om een efficiënte uitvoering van de bestuurlijke agenda te garanderen.
• Agendabeheer
Je bent verantwoordelijk voor het agendabeheer voor de CEO, de CFO en de General Counsel/Director HR en je organiseert zonodig interne en externe vergaderingen, over soms meerdere tijdzones heen. Je fungeert als ‘poortwachter’ en je voorkomt proactief dat agenda’s botsen. Je bent verantwoordelijk voor de afspraken- en vergadercoördinatie, de organisatie van conference calls en directievergaderingen.
• Correspondentie en communicatie
Je beheert de correspondentie en bereidt deze voor, neemt eenduidig berichten aan die je interpreteert en waarvan je de urgentie beoordeelt. Je beantwoordt vragen en volgt ze op. Je organiseert, met jouw collega MA en Communications, Town Halls en events.
• (Reis)arrangementen
Je plant en organiseert in samenwerking (reis)arrangementen in overeenstemming met SHE regels en voorschriften. Je regelt de relevante visa en andere benodigde middelen.
• Documentbeheer
Je beheert en volgt in- en uitgaande documenten. Je houdt gegevens bij en zorgt voor de archivering van relevante (vertrouwelijke) informatie. Je voert een breed scala aan administratieve ondersteunende taken uit, waarbij een vertrouwelijke behandeling van in- en externe bedrijfsgevoelige informatie vereist is. Je voert op professionele wijze administratieve taken uit (opmaak, scannen, printen en archiveren), zoals internationale correspondentie, juridische documenten en contracten.
• Informatievoorziening
Samen met je collega Management Assistant ben je het eerste aanspreekpunt voor dagdagelijkse vragen van leidinggevenden, opdrachtgevers en relevante stakeholders. Je onderhoudt contacten met in- en externe relaties op alle niveaus, inclusief onze aandeelhouders. Je bereidt presentaties voor met gebruik van moderne communicatiemiddelen.
- Je hebt beschikt over HBO werk- en denk niveau; bij voorkeur in de richting van directie- en managementondersteuning
- Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift uitstekend
- Je hebt minimaal 5 jaar ervaring in rollen als executive/management assistant
- Je bent 32-40 uur per week beschikbaar
- Je bedient je gemakkelijk van de Office tools als Outlook, Excel, Word en PP
- Je bent communicatief sterk en denkt klantgericht
- Je weet van aanpakken, bent flexibel en positief ingesteld
- Je kunt multitasken, snel schakelen en denkt in oplossingen
- Je bent stressbestendig, georganiseerd, bewaart het overzicht en je hebt een can-do-instelling.
Bij Circle Infra Partners draait het om de mensen en hun kwaliteit. Je bent geen nummer, maar een gewaardeerd lid van het team. Wij geloven in het bieden van vrijheid en verantwoordelijkheid aan onze medewerkers. De organisatie kent een informele sfeer en korte lijnen met een snelle besluitvorming. Circle moedigt je aan om nieuwe benaderingen te verkennen en oude gewoontes uit te dagen. Wanneer je iets doet, kijk je meteen of het beter kan. De organisatie zal er alles aan doen om je te ondersteunen, zodat je niet alleen lang bij hen wilt werken, maar ook het beste uit jezelf kunt halen. En fouten maken mag, als je er maar van leert.
Wat biedt Circle verder:
- Een afwisselende en zelfstandige functie voor 32 – 40 uur per week
- Een mooi salarispakket; niet 12 maar 14 maandbetalingen en een resultaatbonus
- Minimaal 25 verlofdagen
- 13 Verlofdagen als persoonlijk budget, die je kunt opnemen als extra verlof óf laten uitbetalen waarmee je je salaris verhoogt
- Reiskostenvergoeding
- Pensioenregeling
- Kans op een vaste aanstelling
- Voldoende mogelijkheden voor opleiding en ontwikkeling.
Step into the circle.
Interesse?
Ben jij de energieke Executive Assistant die ons team komt ondersteunen? Stuur je CV en motivatie dan naar paul.vanderven@circleinfra.com!
Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.